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Cuando una empresa decide importar o exportar mercancías, suele pensar que los principales riesgos para sus operaciones están relacionados con factores externos: huelgas en puertos, congestión de contenedores, retrasos en la naviera o problemas de transporte. Sin embargo, en la práctica, gran parte de los contratiempos que se viven en las aduanas de México no se deben a circunstancias externas, sino a trámites administrativos mal gestionados.
La realidad es que los trámites aduanales forman la columna vertebral de cualquier operación de comercio exterior. Son los que permiten que la mercancía cruce legalmente la frontera, que se determinen los impuestos correctos y que se compruebe el cumplimiento de regulaciones específicas. Cuando estos trámites no se realizan de forma adecuada, los retrasos se multiplican y la rentabilidad de la operación disminuye.
Identificar cuáles son los trámites que más problemas generan y comprender cómo evitarlos es el primer paso para construir un flujo logístico ágil, confiable y competitivo.
Trámites aduanales que suelen generar retrasos
Rectificación de pedimento
El pedimento aduanal es el documento principal que respalda la legalidad de una importación o exportación. Contiene información clave como el valor de la mercancía, su origen, la fracción arancelaria y los impuestos aplicables. Sin embargo, cuando el pedimento presenta errores, es necesario realizar una rectificación.
La rectificación puede solicitarse para corregir datos del importador, descripción de la mercancía, fracciones arancelarias o montos de impuestos. Aunque el trámite es legal, implica detener la operación hasta que el error se corrija. Dependiendo de la complejidad del caso y de la aduana en cuestión, este proceso puede alargar la liberación de la carga varios días.
Las causas más frecuentes de rectificación incluyen:
- Errores de captura por parte del agente aduanal.
- Información incompleta proporcionada por la empresa.
- Cambios en la valoración aduanera de la mercancía.
Prevenir este problema pasa por una revisión minuciosa de todos los datos antes de transmitir el pedimento.
Revisión documental extra
Las aduanas mexicanas cuentan con sistemas de revisión automatizados, conocidos como el mecanismo de selección automatizado, que determinan si una carga pasa por “desaduanamiento libre” o si se somete a un reconocimiento aduanero.
Cuando existe alguna inconsistencia en los documentos, las autoridades pueden ordenar una revisión documental más exhaustiva, lo cual retrasa la liberación de la mercancía. Entre los factores que suelen detonar estas revisiones están:
- Discrepancias entre la factura comercial y el pedimento.
- Descripciones imprecisas de la mercancía.
- Inconsistencias en cantidades, pesos o valores.
- Diferencias entre el embalaje físico y lo declarado en la lista de empaque.
Aunque este tipo de revisiones son parte de las facultades de la autoridad, tener documentación bien preparada disminuye la probabilidad de que la operación sea seleccionada para verificación adicional.
Faltas en etiquetado o clasificación arancelaria
Uno de los trámites más problemáticos es la correcta clasificación arancelaria. Cada producto debe identificarse con una fracción arancelaria específica del Sistema Armonizado, que determina los impuestos a pagar y los requisitos normativos que debe cumplir.
Un error en la clasificación puede generar dos problemas graves:
- El pago insuficiente o en exceso de aranceles e impuestos.
- La retención de la mercancía hasta que se subsane el error.
A ello se suma el tema del etiquetado. Muchos productos requieren cumplir con Normas Oficiales Mexicanas (NOMs) que establecen requisitos específicos de información en el empaque, etiquetas en español o advertencias de seguridad. Si los productos no cumplen con estas normas, las autoridades pueden negar la entrada hasta que se corrija el etiquetado, generando gastos adicionales de almacenaje.
Permisos o NOMs faltantes
Algunos bienes están sujetos a regulaciones no arancelarias. Por ejemplo, ciertos productos químicos, electrónicos, textiles, alimentos o bebidas requieren permisos previos de entidades como la Secretaría de Economía, la Secretaría de Salud o la Secretaría de Medio Ambiente.
Cuando la mercancía llega sin el permiso o la constancia de cumplimiento de NOM, la aduana la retiene automáticamente. El tiempo para obtener estos documentos puede variar de días a semanas, lo que paraliza la operación y genera costos adicionales.
Un error común es pensar que todas las mercancías se pueden importar únicamente con el pedimento y la factura. En realidad, el marco regulatorio es mucho más amplio y exige que el importador investigue con antelación los requisitos de su producto.
Causas frecuentes
Desconocimiento normativo
El comercio exterior está regulado por una amplia gama de leyes, reglamentos y tratados internacionales. El desconocimiento de estas normas es una de las principales razones por las que se cometen errores en los trámites aduanales.
Muchas empresas creen que su agente aduanal resolverá cualquier detalle, pero la responsabilidad legal recae sobre el importador o exportador. Si la empresa no conoce las regulaciones aplicables, es probable que incurra en incumplimientos que retrasen sus operaciones.
Errores en fracciones arancelarias
La fracción arancelaria define impuestos, regulaciones y requisitos de un producto. Una clasificación errónea puede deberse a:
- Falta de experiencia del clasificador.
- Productos con características ambiguas que generan dudas.
- Actualizaciones en la Tarifa de la Ley de los Impuestos Generales de Importación y Exportación.
El problema es que estos errores no siempre se detectan de inmediato. A veces, se descubren en el reconocimiento aduanero, lo que significa que la carga ya está en aduana y debe esperar hasta que se corrija.
Descoordinación entre agente aduanal y empresa
El agente aduanal es un socio estratégico, pero su trabajo depende de la información que recibe. Si la empresa entrega documentos incompletos, facturas con datos erróneos o descripciones poco claras, el agente no podrá hacer un pedimento correcto.
La falta de comunicación y coordinación fluida es una de las causas más comunes de retrasos. Para evitarlos, es esencial establecer procesos claros y mantener una relación cercana con el agente aduanal.
Cómo prevenir estos retrasos
Documentación correcta y anticipada
La primera regla para evitar retrasos es preparar con antelación toda la documentación. Factura comercial, lista de empaque, certificados de origen, permisos y cualquier requisito adicional deben estar listos antes de que la mercancía llegue a la aduana.
Verificar cada documento en detalle es una práctica indispensable. Esto incluye revisar que los datos coincidan entre sí, que las descripciones sean claras y que los valores sean consistentes con lo declarado.
Acompañamiento profesional
Contar con el apoyo de profesionales en comercio exterior es una de las mejores inversiones que una empresa puede hacer. Los especialistas conocen la normativa vigente, identifican los permisos necesarios y asesoran en la clasificación arancelaria adecuada.
El acompañamiento de un operador logístico o un consultor aduanal permite anticipar problemas y resolverlos antes de que se conviertan en retrasos costosos. Además, estos expertos suelen tener contacto directo con las autoridades y experiencia en casos similares, lo que agiliza la solución de incidencias.
Uso de recintos fiscalizados como buffer logístico
Los recintos fiscalizados funcionan como espacios donde la mercancía puede almacenarse temporalmente bajo control aduanero. Utilizarlos como buffer logístico ofrece varias ventajas:
- Permiten ganar tiempo para completar trámites pendientes sin que la carga quede bloqueada en la frontera.
- Reducen costos de almacenaje en comparación con otras opciones.
- Facilitan la coordinación entre empresa, agente aduanal y autoridades.
Algunas empresas los utilizan estratégicamente para resolver temas de etiquetado, permisos o ajustes en pedimentos sin interrumpir completamente la cadena logística.
Capacitación interna
Otra forma de prevenir retrasos es capacitar al personal interno en temas de comercio exterior. Cuando el área de logística, compras y finanzas entienden los fundamentos de los trámites aduanales, es más fácil detectar errores antes de que lleguen a la aduana.
La capacitación también fortalece la comunicación con el agente aduanal y reduce la dependencia exclusiva de terceros.
Comunicación constante con el agente aduanal
Mantener un flujo de comunicación transparente y ágil con el agente aduanal es clave para reducir errores. Reuniones periódicas, intercambio de información clara y uso de herramientas digitales para compartir documentos ayudan a que ambas partes trabajen alineadas.
El agente aduanal debe ser visto como un aliado estratégico, no solo como un proveedor de servicios.
Conclusión
Los retrasos en aduanas representan uno de los principales dolores de cabeza para las empresas que importan o exportan. Si bien algunos factores externos no pueden controlarse, la mayoría de los problemas están relacionados con trámites mal gestionados.
Rectificaciones de pedimento, revisiones documentales extra, errores en clasificación arancelaria o permisos faltantes son situaciones que pueden prevenirse con preparación, coordinación y asesoría adecuada.
Evitar errores comunes no solo reduce tiempos, también mejora la rentabilidad de las operaciones, fortalece la relación con los clientes y proyecta una imagen de confiabilidad en el mercado internacional.
En Grupo Multimodal sabemos que cada minuto cuenta en el comercio exterior. Te ayudamos a cumplir tus trámites aduanales sin complicaciones ni pérdidas de tiempo, asegurando que tus operaciones fluyan con agilidad y seguridad desde el origen hasta el destino.
